Registrierkassen: Ab 2017 gelten verschärfte Regeln

Registrierkassen: Ab 2017 gelten verschärfte Regeln

In bargeldintensiven Betrieben liegt der Fokus der steuerlichen Betriebsprüfung häufig auf der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Unregelmäßigkeiten führen hier oft zu kräftigen Hinzuschätzungen. 

Bereits 2010 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in der „neuen Kassenrichtlinie“ seine erhöhten Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften dargelegt. Demnach muss ein Kassensystem unter anderem alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens zehn Jahre archivieren, wobei die Archivierung auch auf einem nachgeschalteten System erfolgen kann. Im Fall einer Betriebsprüfung müssen die Daten dem Prüfer in einem auswertbaren elektronischen Format zur Verfügung gestellt werden können.

Damit die betroffenen Betriebe ihre alten kassensysteme (ohne die geforderte Speichermöglichkeit) nicht sofort austauschen müssen, formulierte das BMF damals folgende Übergangsfrist: Die Unternehmer durften ihre alten Kassen bis zum 31.12.2016 einsetzen, sofern

• sie technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen durchführten, um die erhöhten Anforderungen an die Datenaufbewahrung zu erfüllen, oder
• sich die Kasse bauartbedingt nicht aufrüsten ließ.

Hinweis: Spätestens bis zum 31.12.2016 entsteht also auch bei Ihnen Handlungsbedarf, wenn Sie noch ein altes elektronisches Kassensystem einsetzen, das die erhöhten Anforderungen nicht erfüllt. Derartige Kassen müssen entweder ausgetauscht oder auf den geforderten technischen Stand gebracht werden. Ignorieren Sie die neuen Regeln und setzen Sie ihr altes Kassensystem weiterhin für die steuerliche Einnahmenermittlung ein, besteht die Gefahr, dass das Finanzamt Ihre Buchhaltung später nicht anerkennt und Steuernachzahlungen einfordert.